Gestione degli utenti

manage_accounts Accesso alla gestione utenti #

Dalla schermata principale di KYDO, fai clic sulla scheda Amministrazione, poi naviga in Utenti. Questa sezione è disponibile solo per gli amministratori.

person_add Aggiunta di un utente #

Fai clic sul pulsante + per aggiungere un nuovo utente. Ti verrà chiesto di scegliere il tipo di utente:

• Persona — un utente umano. Richiede un indirizzo email.
• Servizio — un account tecnico per integrazioni o processi automatizzati. Richiede una password invece di un'email.

Usa il tipo Servizio solo per account di servizio reali. Per chiunque abbia bisogno di accedere a KYDO, seleziona sempre Persona.

badge Ruoli #

A ogni utente viene assegnato un ruolo che determina cosa può accedere e fare in KYDO.

Ruoli standard

• admin — Accesso completo a tutte le funzionalità e impostazioni, inclusa la gestione degli utenti, la configurazione del tenant e l'eliminazione dei documenti.
• standard — Può lavorare con i documenti ma non può gestire utenti, tenant o proprietà di sistema, e non può eliminare documenti.
• Standard con eliminazione — Come standard, con la possibilità aggiuntiva di eliminare documenti.

Ruoli di lettura e caricamento

• read only — Può visualizzare i documenti nell'archivio e nella casella di posta, ma non può caricarli o elaborarli.
• read only senza casella di posta — Come read only, ma limitato all'archivio. Nessun accesso alla casella di posta.
• upload only — Può caricare documenti ma non può leggerli o elaborarli.
• upload read only — Può caricare e leggere documenti, ma non può elaborare o modificare i metadati dei documenti.

Ruoli di contabilità

• Standard & Convalida CV — Come standard, con la possibilità di convalidare (approvare) documenti nel modulo di contabilità.
• Standard & Modifica CV — Come standard, con la possibilità di elaborare e convalidare le spese.

Ruoli di approvazione documenti

• Approvatore — Può leggere e caricare documenti, e può approvare o rifiutare richieste di approvazione. Assegna questo ruolo a chiunque debba partecipare al flusso di approvazione di un tipo di documento. Per i dettagli, consulta Approvazione documenti.

sell Prezzi #

I ruoli hanno prezzi diversi a seconda del loro livello di accesso. Per i dettagli sui prezzi attuali, visita kydo.ch/preise.

person_add Invito di un utente #

Quando aggiungi una Persona, puoi inviarle un'email di invito direttamente da KYDO. L'invito consente al nuovo utente di impostare la propria password senza alcun passaggio manuale da parte tua.

Compila i seguenti campi prima di inviare:

• Azienda mittente — il nome della tua organizzazione, mostrato nell'email di invito.
• Messaggio — un campo di testo libero per una nota personale al nuovo utente.

Fai clic su Invia per consegnare l'invito. L'utente riceverà un'email con un link per impostare la propria password e accedere a KYDO.

manage_accounts Gestione degli utenti esistenti #

Tutti gli utenti sono elencati nella schermata di gestione utenti. Da qui puoi visualizzare i loro dettagli, disattivare gli account ed eliminare definitivamente gli account disattivati.

Per eliminare un utente, disattiva prima l'account. Apparirà poi un pulsante Elimina accanto all'utente nell'elenco. L'eliminazione di un utente è permanente e non può essere annullata — il login viene rimosso, ma i documenti dell'utente rimangono nell'archivio.

question_answer Domande frequenti #

Qual è la differenza tra standard e Standard con eliminazione? Entrambi i ruoli hanno lo stesso accesso, tranne che Standard con eliminazione può rimuovere definitivamente i documenti dall'archivio. Gli utenti standard non possono eliminare documenti.

Quale ruolo devo assegnare a qualcuno che deve solo approvare le spese? Assegna il ruolo Standard & Convalida CV. Offre accesso standard completo più la possibilità di convalidare documenti nel modulo di contabilità.

Posso cambiare il ruolo di un utente dopo che è stato creato? Sì. Apri l'utente nella schermata di gestione utenti e aggiorna il suo ruolo in qualsiasi momento.

Come rimuovo l'accesso di un utente senza eliminare il suo account? Disattiva l'account dalla schermata di gestione utenti. La cronologia e i documenti dell'utente vengono preservati ma non può più effettuare l'accesso.

Che cos'è un utente Servizio? Un utente Servizio è un account tecnico per integrazioni o processi automatizzati. Si autentica con una password invece di un indirizzo email. Usa questo tipo solo per integrazioni di sistema reali — non per le persone.

Quale ruolo devo assegnare a qualcuno che deve approvare documenti? Assegna il ruolo Approvatore. Dà all'utente accesso in lettura e caricamento, più la possibilità di approvare o rifiutare documenti in qualsiasi tipo di documento in cui è aggiunto al flusso di approvazione.

Posso eliminare definitivamente un utente? Sì. Prima disattiva l'account, poi usa il pulsante Elimina che appare nell'elenco utenti. L'eliminazione è permanente — il login viene rimosso, ma tutti i documenti archiviati dall'utente rimangono nell'archivio.