Gestion des utilisateurs

manage_accounts Accéder à la gestion des utilisateurs #

Depuis l'écran d'accueil de KYDO, cliquez sur la carte Administration, puis naviguez vers Utilisateurs. Cette section est réservée aux administrateurs.

person_add Ajouter un utilisateur #

Cliquez sur le bouton + pour ajouter un nouvel utilisateur. Il vous sera demandé de choisir le type d'utilisateur :

• Personne — un utilisateur humain. Nécessite une adresse email.
• Service — un compte technique pour les intégrations ou les processus automatisés. Nécessite un mot de passe au lieu d'un email.

N'utilisez le type Service que pour les vrais comptes de service. Pour toute personne qui a besoin d'accéder à KYDO, sélectionnez toujours Personne.

badge Rôles #

Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle qui détermine ce à quoi il peut accéder et ce qu'il peut faire dans KYDO.

Rôles standard

• admin — Accès complet à toutes les fonctionnalités et paramètres, y compris la gestion des utilisateurs, la configuration de l'organisation et la suppression de documents.
• standard — Peut travailler avec des documents mais ne peut pas gérer les utilisateurs, les organisations ou les propriétés système, et ne peut pas supprimer des documents.
• Standard avec suppression — Identique à standard, avec la possibilité supplémentaire de supprimer des documents.

Rôles de lecture et de téléchargement

• read only — Peut consulter les documents dans les archives et la boîte de réception, mais ne peut pas les télécharger ou les traiter.
• read only sans boîte de réception — Comme read only, mais limité aux archives. Pas d'accès à la boîte de réception.
• upload only — Peut télécharger des documents mais ne peut pas les lire ou les traiter.
• upload read only — Peut télécharger et lire des documents, mais ne peut pas traiter ou modifier les métadonnées des documents.

Rôles comptables

• Standard & Validation CV — Comme standard, avec la possibilité de valider (approuver) des documents dans le module de comptabilité.
• Standard & Modification CV — Comme standard, avec la possibilité de traiter et de valider des dépenses.

Rôles de validation de documents

• Approbateur — Peut lire et télécharger des documents, et peut approuver ou rejeter des demandes de validation. Attribuez ce rôle à toute personne devant participer au flux de validation d'un type de document. Consultez Validation de documents pour plus de détails.

sell Tarification #

Les rôles sont tarifés différemment selon leur niveau d'accès. Pour les détails tarifaires actuels, visitez kydo.ch/preise.

person_add Inviter un utilisateur #

Lors de l'ajout d'une Personne, vous pouvez lui envoyer un email d'invitation directement depuis KYDO. L'invitation permet au nouvel utilisateur de définir son propre mot de passe sans aucune étape manuelle de votre côté.

Renseignez les champs suivants avant d'envoyer :

• Entreprise expéditrice — le nom de votre organisation, affiché dans l'email d'invitation.
• Message — un champ de texte libre pour une note personnelle au nouvel utilisateur.

Cliquez sur Envoyer pour délivrer l'invitation. L'utilisateur recevra un email avec un lien pour définir son mot de passe et accéder à KYDO.

manage_accounts Gérer les utilisateurs existants #

Tous les utilisateurs sont listés dans l'écran de gestion des utilisateurs. Depuis là, vous pouvez consulter leurs détails, désactiver des comptes et supprimer définitivement des comptes désactivés.

Pour supprimer un utilisateur, désactivez d'abord le compte. Un bouton Supprimer apparaîtra alors à côté de l'utilisateur dans la liste. La suppression d'un utilisateur est définitive et ne peut pas être annulée — l'identifiant de connexion est supprimé, mais les documents de l'utilisateur restent dans les archives.

question_answer Questions fréquentes #

Quelle est la différence entre standard et Standard avec suppression ? Les deux rôles ont le même accès, sauf que Standard avec suppression peut supprimer définitivement des documents des archives. Les utilisateurs standard ne peuvent pas supprimer des documents.

Quel rôle dois-je attribuer à quelqu'un qui n'a besoin qu'd'approuver des dépenses ? Attribuez le rôle Standard & Validation CV. Il donne un accès standard complet plus la possibilité de valider des documents dans le module de comptabilité.

Puis-je changer le rôle d'un utilisateur après sa création ? Oui. Ouvrez l'utilisateur dans l'écran de gestion des utilisateurs et mettez à jour son rôle à tout moment.

Comment supprimer l'accès d'un utilisateur sans supprimer son compte ? Désactivez le compte depuis l'écran de gestion des utilisateurs. L'historique et les documents de l'utilisateur sont conservés mais il ne peut plus se connecter.

Qu'est-ce qu'un utilisateur Service ? Un utilisateur Service est un compte technique pour les intégrations ou les processus automatisés. Il s'authentifie avec un mot de passe au lieu d'une adresse email. N'utilisez ce type que pour les vraies intégrations système — pas pour des personnes.

Quel rôle attribuer à quelqu'un qui doit approuver des documents ? Attribuez le rôle Approbateur. Il donne à l'utilisateur un accès en lecture et en téléchargement, ainsi que la possibilité d'approuver ou de rejeter des documents dans tout type de document où il est ajouté au flux de validation.

Puis-je supprimer définitivement un utilisateur ? Oui. Désactivez d'abord le compte, puis utilisez le bouton Supprimer qui apparaît dans la liste des utilisateurs. La suppression est définitive — l'identifiant de connexion est supprimé, mais tous les documents déposés par l'utilisateur restent dans les archives.