Panoramica
Il flusso di approvazione aggiunge una fase di revisione controllata a qualsiasi tipo di documento. Quando un documento entra nel flusso, viene contrassegnato come in attesa di approvazione. Gli approvatori designati possono quindi approvarlo o rifiutarlo — con un commento facoltativo. Una volta raggiunto il numero minimo di approvazioni, il flusso viene risolto.
Esistono tre varianti:
- Richiesta diretta (senza preconfigurazione) — qualsiasi utente può avviare una richiesta di approvazione direttamente su un documento, scegliendo gli approvatori e il minimo sul momento. Non è necessaria alcuna configurazione del tipo di documento.
- Flusso opzionale — il flusso è preconfigurato nel tipo di documento, ma l'utente può modificare gli approvatori o il minimo prima di inviare.
- Flusso obbligatorio — il flusso è fisso nel tipo di documento e non può essere aggirato. Ogni documento di questo tipo deve passare per l'approvazione prima di essere elaborato. Solo gli amministratori possono configurare un flusso obbligatorio. Un'interfaccia dedicata alla gestione dei flussi obbligatori è in sviluppo e verrà rilasciata in un aggiornamento futuro.
Configurare il flusso di approvazione su un tipo di documento
Apri la schermata di configurazione del tipo di documento (clicca sull'icona delle impostazioni accanto al tipo di documento nell'elenco delle proprietà), poi scorri fino alla sezione Flusso di approvazione. Per un riferimento completo di tutte le opzioni di configurazione, consulta Configurazione del tipo di documento.
Aggiungere approvatori
Usa il selettore di approvatori per aggiungere uno o più utenti al flusso di approvazione. Nel selettore compaiono solo gli utenti con il ruolo Approvatore.
Approvazioni minime
Imposta il valore Approvazioni min. per definire quante approvazioni sono necessarie prima che il flusso sia considerato risolto. Ad esempio, se aggiungi tre approvatori e imposti il minimo a due, il documento viene approvato non appena due dei tre lo approvano.
Consenti modifica manuale
Il pulsante Consenti modifica manuale controlla se il flusso configurato è fisso o modificabile:
- Attivo — gli utenti possono modificare gli approvatori o il valore minimo quando avviano il flusso su un documento specifico.
- Inattivo — il flusso è obbligatorio. Gli approvatori configurati e il valore minimo sono vincolanti e non possono essere modificati per singolo documento. Questa impostazione è consigliata quando l'approvazione è un requisito di conformità.
Richiedere l'approvazione di un documento
Quando un tipo di documento ha un flusso di approvazione configurato, nell'archivio appare un pannello di approvazione sulla scheda del documento.
Clicca su Richiedi approvazione per avviare il flusso. Se il flusso consente la modifica manuale, puoi modificare gli approvatori e il minimo prima di inviare. Una volta inviato, lo stato del documento cambia in in attesa di approvazione.
Se un nuovo allegato viene aggiunto a un documento dopo il rifiuto del suo flusso, il flusso si riapre automaticamente e torna allo stato in attesa.
Approvare o rifiutare un documento
Gli approvatori vedono il pannello di approvazione direttamente sulla scheda del documento nell'archivio. Clicca su Visualizza flusso di approvazione per aprire la finestra di dialogo di approvazione.
La finestra di dialogo mostra:
- L'elenco degli approvatori e lo stato attuale di ciascuno: In attesa, Approvato o Rifiutato
- Un indicatore di avanzamento che mostra quante approvazioni sono state ricevute rispetto al minimo richiesto
- Un campo commento facoltativo
Clicca su Approva o Rifiuta per inviare la tua decisione. La tua azione viene registrata immediatamente e lo stato del documento viene aggiornato per tutti gli utenti.
Dopo aver agito su un documento, non è più in attesa per te e il pulsante di approvazione scompare dalla scheda. Puoi comunque visualizzare la finestra di dialogo di approvazione in qualsiasi momento aprendo il menu ⋮ sulla scheda del documento e selezionando Visualizza flusso di approvazione.
Filtro rapido: In attesa di approvazione (io)
Ogni archivio con un flusso di approvazione attivo mostra un pulsante di filtro rapido — In attesa di approvazione (io) — nella barra dei filtri. Cliccaci sopra per vedere istantaneamente solo i documenti che aspettano la tua approvazione. È il modo più rapido per gestire la tua coda di approvazione senza usare il filtro avanzato.
Domande frequenti
Chi può essere aggiunto come approvatore? Nel selettore compaiono solo gli utenti con il ruolo Approvatore. Assegna questo ruolo nella gestione utenti prima di configurare il flusso di approvazione.
Qual è la differenza tra approvazione opzionale e obbligatoria? Un flusso opzionale è preconfigurato ma può essere modificato o saltato per singolo documento. Un flusso obbligatorio è fisso a livello di tipo di documento — ogni documento di quel tipo deve essere approvato dagli approvatori configurati prima di poter essere elaborato.
Cosa succede se un documento viene rifiutato? Lo stato del documento cambia in rifiutato e il commento di rifiuto è visibile a tutti gli utenti con accesso al tipo di documento. Se viene allegato un nuovo file, il flusso si riapre automaticamente.
Lo stesso utente può sia richiedere che approvare? Un approvatore può approvare la propria richiesta solo se è nell'elenco degli approvatori. È buona pratica separare chi invia i documenti dagli approvatori.
Posso modificare gli approvatori dopo che il flusso è iniziato? No. Una volta avviato un flusso di approvazione, l'elenco degli approvatori e il minimo sono bloccati. Devi rifiutare e riavviare il flusso per modificarli.
Cos'è il flusso di visto contabile? È la stessa cosa? No. Il flusso di visto contabile (usato dal ruolo Standard & CV-Visierer) è specifico del modulo contabile — è la fase di visto prima della contabilizzazione di una spesa o di un ricavo. Il flusso di approvazione documenti descritto in questo articolo è un meccanismo di revisione generale che funziona indipendentemente dalla contabilità.