Benutzer verwalten

manage_accounts Benutzerverwaltung aufrufen

Klicken Sie auf der KYDO-Startseite auf die Karte Administration und navigieren Sie dann zu Benutzer. Dieser Bereich steht nur Administratoren zur Verfügung.

person_add Einen Benutzer hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen. Sie werden aufgefordert, den Benutzertyp auszuwählen:

• Person — ein menschlicher Benutzer. Erfordert eine E-Mail-Adresse.
• Service — ein technisches Konto für Integrationen oder automatisierte Prozesse. Erfordert ein Passwort anstelle einer E-Mail-Adresse.

Verwenden Sie den Service-Typ nur für echte Servicekonten. Für jede Person, die Zugang zu KYDO benötigt, wählen Sie immer «Person».

badge Rollen

Jedem Benutzer wird eine Rolle zugewiesen, die bestimmt, auf was er in KYDO zugreifen und was er tun kann.

Standardrollen

• admin — Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen, einschliesslich Benutzerverwaltung, Tenant-Konfiguration und Dokumentlöschung.
• standard — Kann mit Dokumenten arbeiten, aber keine Benutzer, Tenants oder Systemeigenschaften verwalten und keine Dokumente löschen.
• Standard mit Löschrecht — Wie standard, mit der zusätzlichen Möglichkeit, Dokumente zu löschen.

Lese- und Upload-Rollen

• read only — Kann Dokumente im Archiv und im Posteingang ansehen, aber nicht hochladen oder verarbeiten.
• read only ohne Posteingang — Wie read only, jedoch auf das Archiv beschränkt. Kein Zugang zum Posteingang.
• upload only — Kann Dokumente hochladen, aber nicht lesen oder verarbeiten.
• upload read only — Kann Dokumente hochladen und lesen, aber keine Dokumentmetadaten verarbeiten oder bearbeiten.

Buchhaltungsrollen

• Standard & CV-Visierer — Wie standard, mit der Möglichkeit, Dokumente im Buchhaltungsmodul zu visieren (zu genehmigen).
• Standard & CV-Editor — Wie standard, mit der Möglichkeit, Ausgaben zu verarbeiten und zu visieren.
• Controller — Wie upload read only, kann aber auch Dokumentgenehmigungsflows zugewiesen werden. Dies ist ein separater Genehmigungsflow von dem der Visierer in der Buchhaltung.

sell Preise

Rollen sind je nach Zugriffsebene unterschiedlich bepreist. Aktuelle Preisdetails finden Sie unter kydo.ch/preise.

person_add Einen Benutzer einladen

Beim Hinzufügen einer Person können Sie ihr direkt aus KYDO eine Einladungs-E-Mail senden. Die Einladung ermöglicht es dem neuen Benutzer, sein eigenes Passwort festzulegen, ohne dass Ihrerseits manuelle Schritte erforderlich sind.

Füllen Sie die folgenden Felder aus, bevor Sie die Einladung senden:

• Absenderunternehmen — Ihr Organisationsname, der in der Einladungs-E-Mail angezeigt wird.
• Nachricht — ein Freitextfeld für eine persönliche Notiz an den neuen Benutzer.

Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zu übermitteln. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort festlegen und auf KYDO zugreifen kann.

manage_accounts Bestehende Benutzer verwalten

Alle Benutzer sind im Benutzerverwaltungsbildschirm aufgelistet. Von hier aus können Sie deren Details einsehen und Konten bei Bedarf deaktivieren.

question_answer Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen standard und Standard mit Löschrecht? Beide Rollen haben denselben Zugang, ausser dass Standard mit Löschrecht Dokumente dauerhaft aus dem Archiv entfernen kann. Standardbenutzer können keine Dokumente löschen.

Welche Rolle soll ich jemandem zuweisen, der nur Ausgaben genehmigen muss? Weisen Sie die Rolle Standard & CV-Visierer zu. Sie bietet vollständigen Standardzugang sowie die Möglichkeit, Dokumente im Buchhaltungsmodul zu visieren.

Kann ich die Rolle eines Benutzers ändern, nachdem er erstellt wurde? Ja. Öffnen Sie den Benutzer im Benutzerverwaltungsbildschirm und aktualisieren Sie seine Rolle jederzeit.

Wie entferne ich den Zugang eines Benutzers, ohne sein Konto zu löschen? Deaktivieren Sie das Konto im Benutzerverwaltungsbildschirm. Die Historie und die Dokumente des Benutzers bleiben erhalten, er kann sich jedoch nicht mehr anmelden.

Was ist ein Service-Benutzer? Ein Service-Benutzer ist ein technisches Konto für Integrationen oder automatisierte Prozesse. Er authentifiziert sich mit einem Passwort statt einer E-Mail-Adresse. Verwenden Sie diesen Typ nur für echte Systemintegrationen — nicht für Personen.