Benutzer verwalten

manage_accounts Benutzerverwaltung aufrufen #

Klicke auf der KYDO-Startseite auf die Karte Administration und navigiere dann zu Benutzer. Dieser Bereich steht nur Administratoren zur Verfügung.

person_add Einen Benutzer hinzufügen #

Klicke auf die Schaltfläche +, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen. Du wirst aufgefordert, den Benutzertyp auszuwählen:

• Person — ein menschlicher Benutzer. Erfordert eine E-Mail-Adresse.
• Service — ein technisches Konto für Integrationen oder automatisierte Prozesse. Erfordert ein Passwort anstelle einer E-Mail-Adresse.

Verwende den Service-Typ nur für echte Servicekonten. Für jede Person, die Zugang zu KYDO benötigt, wähle immer «Person».

badge Rollen #

Jedem Benutzer wird eine Rolle zugewiesen, die bestimmt, auf was er in KYDO zugreifen und was er tun kann.

Standardrollen

• admin — Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen, einschliesslich Benutzerverwaltung, Tenant-Konfiguration und Dokumentlöschung.
• standard — Kann mit Dokumenten arbeiten, aber keine Benutzer, Tenants oder Systemeigenschaften verwalten und keine Dokumente löschen.
• Standard mit Löschrecht — Wie standard, mit der zusätzlichen Möglichkeit, Dokumente zu löschen.

Lese- und Upload-Rollen

• read only — Kann Dokumente im Archiv und im Posteingang ansehen, aber nicht hochladen oder verarbeiten.
• read only ohne Posteingang — Wie read only, jedoch auf das Archiv beschränkt. Kein Zugang zum Posteingang.
• upload only — Kann Dokumente hochladen, aber nicht lesen oder verarbeiten.
• upload read only — Kann Dokumente hochladen und lesen, aber keine Dokumentmetadaten verarbeiten oder bearbeiten.

Buchhaltungsrollen

• Standard & CV-Visierer — Wie standard, mit der Möglichkeit, Dokumente im Buchhaltungsmodul zu visieren (zu genehmigen).
• Standard & CV-Editor — Wie standard, mit der Möglichkeit, Ausgaben zu verarbeiten und zu visieren.

Rollen für die Dokumentfreigabe

• Genehmigender — Kann Dokumente lesen und hochladen sowie Freigabeanfragen genehmigen oder ablehnen. Weise diese Rolle allen Personen zu, die am Freigabeflow eines Dokument-Typs teilnehmen sollen. Weitere Informationen findest du unter Dokumentfreigabe.

sell Preise #

Rollen sind je nach Zugriffsebene unterschiedlich bepreist. Aktuelle Preisdetails findest du unter kydo.ch/preise.

person_add Einen Benutzer einladen #

Beim Hinzufügen einer Person kannst du ihr direkt aus KYDO eine Einladungs-E-Mail senden. Die Einladung ermöglicht es dem neuen Benutzer, sein eigenes Passwort festzulegen, ohne dass deinerseits manuelle Schritte erforderlich sind.

Fülle die folgenden Felder aus, bevor du die Einladung sendest:

• Absenderunternehmen — dein Organisationsname, der in der Einladungs-E-Mail angezeigt wird.
• Nachricht — ein Freitextfeld für eine persönliche Notiz an den neuen Benutzer.

Klicke auf Senden, um die Einladung zu übermitteln. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort festlegen und auf KYDO zugreifen kann.

manage_accounts Bestehende Benutzer verwalten #

Alle Benutzer sind im Benutzerverwaltungsbildschirm aufgelistet. Von hier aus kannst du deren Details einsehen, Konten deaktivieren und deaktivierte Konten dauerhaft löschen.

Um einen Benutzer zu löschen, deaktiviere zuerst das Konto. Anschliessend erscheint in der Liste neben dem Benutzer eine Schaltfläche Löschen. Das Löschen eines Benutzers ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden — das Login wird entfernt, die Dokumente des Benutzers bleiben jedoch im Archiv erhalten.

question_answer Häufig gestellte Fragen #

Was ist der Unterschied zwischen standard und Standard mit Löschrecht? Beide Rollen haben denselben Zugang, ausser dass Standard mit Löschrecht Dokumente dauerhaft aus dem Archiv entfernen kann. Standardbenutzer können keine Dokumente löschen.

Welche Rolle soll ich jemandem zuweisen, der nur Ausgaben genehmigen muss? Weise die Rolle Standard & CV-Visierer zu. Sie bietet vollständigen Standardzugang sowie die Möglichkeit, Dokumente im Buchhaltungsmodul zu visieren.

Kann ich die Rolle eines Benutzers ändern, nachdem er erstellt wurde? Ja. Öffne den Benutzer im Benutzerverwaltungsbildschirm und aktualisiere seine Rolle jederzeit.

Wie entferne ich den Zugang eines Benutzers, ohne sein Konto zu löschen? Deaktiviere das Konto im Benutzerverwaltungsbildschirm. Die Historie und die Dokumente des Benutzers bleiben erhalten, er kann sich jedoch nicht mehr anmelden.

Was ist ein Service-Benutzer? Ein Service-Benutzer ist ein technisches Konto für Integrationen oder automatisierte Prozesse. Er authentifiziert sich mit einem Passwort statt einer E-Mail-Adresse. Verwende diesen Typ nur für echte Systemintegrationen — nicht für Personen.

Welche Rolle soll ich jemandem zuweisen, der Dokumente genehmigen muss? Weise die Rolle Genehmigender zu. Sie gibt dem Benutzer Lese- und Upload-Zugang sowie die Möglichkeit, Dokumente in jedem Dokument-Typ zu genehmigen oder abzulehnen, in dem er dem Freigabeflow hinzugefügt wurde.

Kann ich einen Benutzer dauerhaft löschen? Ja. Deaktiviere zuerst das Konto und verwende dann die Schaltfläche «Löschen», die in der Benutzerliste erscheint. Das Löschen ist dauerhaft — das Login wird entfernt, aber alle vom Benutzer abgelegten Dokumente bleiben im Archiv erhalten.