Dalla casella di posta all'archivio Spese
I documenti arrivano in KYDO da più fonti — email, scansione, caricamento manuale e altro. Quando elabora un documento nella casella di posta, seleziona il suo tipo di documento.
Se il tipo di documento è collegato al modulo di contabilità, non è necessario compilare nessun attributo. Faccia clic su Salva e il documento viene inviato direttamente all'archivio.
L'archivio Spese
Quando il modulo di contabilità è attivo, vedrà un archivio Spese accanto all'archivio globale. L'archivio globale contiene tutti i suoi documenti, incluse le spese. Per elaborare ulteriormente le spese — assegnare registrazioni, aggiungere validatori e trasmetterle — lavori dall'archivio Spese.
Estrazione dei dati
Quando apre un documento nell'archivio Spese, KYDO ne legge i dati automaticamente.
- Con Servizi di AI attivi: KYDO estrae quasi tutti i campi rilevanti — importi, date, informazioni sul fornitore e altro.
- Senza Servizi di AI: vengono analizzati solo i dati del codice QR, se presenti.
→ Vedere Servizi di AI
Compilazione dei metadati e validazione
Esamini i dati estratti e compili i campi rimanenti. Quando è pronto, faccia clic su Salva.
KYDO esegue una serie di validazioni prima che il documento possa procedere. Se manca qualcosa o ci sono errori, KYDO indica cosa correggere. Corregga i campi segnalati e salvi di nuovo.
Registrazione e convalida
Una volta che il documento supera la validazione, faccia clic sull'icona di contabilità (l'icona del tempio) per passare alla vista contabilità.
Da qui può:
- Assegnare la registrazione — selezionare i conti e i dettagli di registrazione per questo documento.
- Selezionare i validatori — assegnare una o più persone che devono approvare il documento prima che proceda. Si consiglia ai validatori di configurare la notifica panoramica In attesa di me per essere ricordati ogni mattina dei documenti in attesa di approvazione. → Vedere Notifiche
- Convalidare personalmente — se non è necessaria un'ulteriore approvazione, può convalidare il documento direttamente.
Dopo la convalida
Ciò che accade in seguito dipende dalla configurazione della contabilità.
Software di contabilità collegato
Se ha collegato un sistema di contabilità (come Bexio), KYDO sincronizza automaticamente il documento e i dati di registrazione. Lo stato del pagamento viene aggiornato automaticamente una volta elaborato il pagamento nel suo software.
Contabilità manuale
Con la contabilità manuale, il documento rimane nello stato convalidato. Per trasmettere le informazioni di pagamento alla sua banca:
- Vada all'archivio Spese.
- Selezioni le fatture che desidera pagare.
- Faccia clic su Genera PAIN file nella barra degli strumenti.
Il PAIN file contiene i dati di pagamento necessari alla banca per elaborare il bonifico.
Nota: nel PAIN file sono incluse solo le fatture. Le spese già pagate sono escluse.
Lo stato del pagamento può essere aggiornato manualmente su ogni documento, oppure automaticamente utilizzando il modulo di riconciliazione.
→ Vedere Riconciliazione
Domande frequenti
Che cos'è un validatore in KYDO? Un validatore è una persona assegnata per approvare un documento prima che venga trasmesso al software di contabilità o alla banca. Un documento deve essere convalidato da tutti i validatori assegnati prima di poter procedere.
Chi può convalidare un documento? Gli utenti con ruolo admin, Standard & Convalida CV o Standard & Modifica CV possono essere assegnati come validatori su una spesa.
Che cos'è un PAIN file? Un PAIN file è un file di pagamento XML standard (formato ISO 20022) che contiene le istruzioni di pagamento per la sua banca. Con la contabilità manuale, genera un PAIN file dalle fatture selezionate per avviare i bonifici bancari.
Cosa succede dopo che una spesa è convalidata? Se collegata a un sistema di contabilità, KYDO sincronizza automaticamente il documento e i dati di registrazione. Con la contabilità manuale, il documento rimane nello stato convalidato finché non genera un PAIN file o non lo contrassegna manualmente come pagato.
KYDO può leggere le fatture QR (QR-Rechnung)? Sì. KYDO analizza automaticamente i dati del codice QR dalle fatture QR svizzere e precompila i campi del documento di conseguenza.