Configurazione tipo di documento

desktop_windows Interfaccia grafica

La sezione Interfaccia grafica controlla la presentazione visiva e la disponibilità del tipo di documento in KYDO.

label Templating dinamico

Il templating dinamico consente di definire come viene visualizzato il nome di un documento nell'archivio. Costruisca il modello facendo clic sui chip degli attributi — ognuno inserisce il valore di quel campo nel nome. Ad esempio, combinando un nome di contatto e una data fattura si produce un'etichetta unica e leggibile per ogni documento nell'elenco dell'archivio.

drive_file_rename_outline Genera nome file dal modello

Quando questa opzione è abilitata, KYDO sostituisce il nome file originale con il nome generato dal modello ogni volta che un documento di questo tipo viene scaricato.

palette Icona e colore

Scelga un'icona e un colore per il tipo di documento. L'icona appare su ogni documento di questo tipo nell'archivio, rendendolo facile da identificare a colpo d'occhio.

visibility Visibilità

Controlli su quali canali è disponibile questo tipo di documento:

• App mobile — visibile e utilizzabile nell'app mobile KYDO.
• Casella di posta — disponibile quando si archiviano documenti tramite la casella di posta web.
• Print to KYDO — disponibile quando si stampa tramite la stampante virtuale Print to KYDO.

translate Traduzioni

La sezione Traduzioni consente di fornire un nome leggibile per il tipo di documento e ciascuno dei suoi attributi in qualsiasi lingua supportata. Selezioni una lingua usando le schede con bandiera, poi compili i nomi tradotti.

I nomi tradotti vengono mostrati agli utenti in tutta l'applicazione — nell'elenco dell'archivio, nella casella di posta e ovunque appaia il tipo di documento o i suoi attributi. Dopo aver salvato le modifiche, ricarichi l'applicazione (F5) affinché le traduzioni abbiano effetto ovunque.

Nota: le traduzioni influiscono solo su come i nomi vengono visualizzati nell'interfaccia utente. I nomi degli attributi originali definiti nel tipo di documento vengono ancora utilizzati dall'API.

tune Valori predefiniti

La sezione Valori predefiniti elenca tutti gli attributi definiti nel tipo di documento. Per ogni attributo è possibile impostare un valore predefinito — quando un utente aggiunge un nuovo documento di questo tipo, KYDO precompilerà automaticamente quel valore. L'utente può comunque modificarlo prima di salvare.

lock Limitazione dell'accesso degli utenti

La limitazione dell'accesso degli utenti consente di controllare quali utenti possono accedere a un tipo di documento. La funzione è disabilitata per impostazione predefinita — la abiliti con l'interruttore per attivare le restrizioni.

Una volta abilitata, vengono visualizzate due colonne: Utenti non autorizzati e Utenti autorizzati. Sposti gli utenti tra le colonne per concedere o bloccare l'accesso. Per ogni utente autorizzato può scegliere il livello di accesso:

• Lettura — l'utente può visualizzare i documenti di questo tipo ma non può modificarli.
• Lettura e scrittura — l'utente può visualizzare e modificare i documenti di questo tipo.

manage_search Indicizzazione full-text

L'indicizzazione full-text è una funzione alpha che consente a KYDO di analizzare e indicizzare il contenuto testuale di tutti i documenti appartenenti a un tipo di documento. Una volta indicizzati, gli utenti possono cercare qualsiasi parola contenuta nel contenuto del documento — non solo i valori degli attributi.

Abiliti la funzione con l'interruttore, poi faccia clic su Avvia indicizzazione per indicizzare i documenti esistenti. Viene visualizzata la dimensione dello spazio di archiviazione del testo indicizzato per monitorare l'utilizzo.

Alcune cose da tenere a mente:

• L'abilitazione di questa funzione aumenta lo spazio di archiviazione, poiché il testo indicizzato viene salvato sul server.
• Le parole indicizzate non possono essere crittografate, poiché devono essere leggibili per la ricerca.
• Se si disattiva la funzione, tutto il testo indicizzato viene rimosso definitivamente.
• Il supporto OCR (per documenti scansionati e immagini) non è ancora disponibile ma è pianificato per una versione futura.

question_answer Domande frequenti

Posso limitare un tipo di documento a utenti specifici? Sì. Abiliti la limitazione dell'accesso degli utenti sul tipo di documento e sposti gli utenti tra le colonne Utenti non autorizzati e Utenti autorizzati. Può concedere accesso in Lettura o Lettura e scrittura per utente.

Come rendo un tipo di documento disponibile su mobile? Nella sezione Interfaccia grafica, abiliti l'interruttore App mobile sotto Visibilità.

Che cos'è il templating dinamico? Il templating dinamico consente di creare un pattern di denominazione per i documenti usando i valori degli attributi. Ad esempio, combinando un nome fornitore e una data fattura si crea un'etichetta unica e leggibile per ogni documento nell'archivio.

Posso impostare valori predefiniti per gli attributi del documento? Sì. Nella sezione Valori predefiniti, imposti un valore precompilato per qualsiasi attributo. Gli utenti possono comunque modificarlo quando aggiungono un documento.

Che cos'è l'indicizzazione full-text? L'indicizzazione full-text consente a KYDO di indicizzare il contenuto testuale dei documenti, in modo che gli utenti possano cercare qualsiasi parola all'interno del documento — non solo i valori degli attributi. È una funzione alpha e aumenta l'utilizzo dello spazio di archiviazione.