L'elenco dell'archivio
L'archivio mostra tutti i suoi documenti in un elenco, ordinati per data di aggiunta con i più recenti in cima. Il nome visualizzato per ogni documento dipende dalla configurazione del tipo di documento: se è impostato il templating dinamico, il nome viene generato dagli attributi del documento; altrimenti viene mostrato il nome del file originale.
Ricerca
La barra di ricerca è il modo più rapido per trovare un documento. Digiti qualsiasi parola e KYDO cerca in tutti i valori degli attributi del tipo di documento selezionato — nomi di contatto, date, numeri di riferimento e qualsiasi altro campo compilato durante l'archiviazione del documento.
Se l'indicizzazione full-text è abilitata per un tipo di documento, la ricerca copre anche il contenuto dei documenti stessi — non solo gli attributi. Vedere Configurazione tipo di documento per i dettagli sull'abilitazione dell'indicizzazione full-text.
Filtro avanzato
Il pulsante Filtro avanzato si trova a destra della barra di ricerca. Permette di costruire una query precisa selezionando un tipo di documento e inserendo valori specifici per ciascuno dei suoi attributi.
Quando apre il Filtro avanzato, selezioni un tipo di documento dall'elenco. KYDO mostrerà tutti gli attributi definiti per quel tipo di documento — può compilare qualsiasi combinazione di valori per restringere la ricerca. Può anche filtrare per:
- Creato il — la data in cui il documento è stato aggiunto all'archivio.
- Modificato il — la data dell'ultima modifica del documento.
Per i tenant con contabilità, sono disponibili filtri aggiuntivi:
- Data di pagamento
- In attesa di approvazione
- Stato del pagamento
- Stato del processo
Una volta compilati i filtri, faccia clic su Applica nell'angolo in basso a destra. KYDO eseguirà la query e mostrerà solo i documenti che corrispondono a tutti i criteri specificati.
Esportazione
Con un filtro impostato, è possibile esportare i documenti corrispondenti direttamente dal pannello Filtro avanzato. Scelga il formato di esportazione:
- CSV — esporta solo i metadati del documento (i valori degli attributi).
- ZIP — esporta i metadati del documento e i file effettivi.
L'esportazione potrebbe richiedere alcuni minuti a seconda del numero di documenti. KYDO la notificherà quando è pronta e la inviterà a scaricare il file.
Ricerche salvate
Accanto al pulsante Applica in fondo al pannello, c'è un pulsante Salva. Lo utilizzi per salvare il filtro corrente per uso futuro. Le ricerche salvate possono essere rese disponibili a tutti gli utenti della sua organizzazione, così un filtro complesso deve essere configurato una sola volta.
Per utilizzare una ricerca salvata, apra il pannello Filtro avanzato e passi alla scheda Ricerca salvata. Selezioni una ricerca precedentemente salvata dall'elenco e la applichi.
Gli admin e l'utente che ha creato la ricerca salvata possono eliminarla.
Funzionalità avanzate
Sotto la barra di ricerca, una barra degli strumenti dà accesso ad azioni aggiuntive.
Vista tabella
Selezioni un tipo di documento e faccia clic sull'icona della tabella per passare alla vista tabella. Invece dell'elenco predefinito, i documenti vengono visualizzati in una tabella in cui ogni colonna corrisponde a un attributo — utile per esaminare e confrontare i metadati tra molti documenti.
Azioni multiple
È possibile selezionare più documenti e agire su di essi contemporaneamente:
- Elimina — rimuove definitivamente tutti i documenti selezionati.
- Anteprima — apre un'anteprima di tutti i documenti selezionati nel browser.
Ordinamento
Utilizzi i controlli di ordinamento per cambiare l'ordine dell'elenco dei documenti. Può ordinare per data di creazione o data dell'ultima modifica, in ordine crescente o decrescente.
Domande frequenti
Come cerco un documento in KYDO? Digiti nella barra di ricerca in cima all'archivio. KYDO cerca in tutti i valori degli attributi del tipo di documento selezionato. Se l'indicizzazione full-text è abilitata, cerca anche nel contenuto del documento.
Posso cercare nel contenuto dei documenti, non solo negli attributi? Sì, se l'Indicizzazione full-text è abilitata per il tipo di documento. → Vedere Configurazione tipo di documento
Posso esportare documenti dall'archivio? Sì. Utilizzi il Filtro avanzato per definire la selezione, poi esporti come CSV (solo metadati) o ZIP (metadati e file).
Che cos'è una ricerca salvata? Una ricerca salvata memorizza una configurazione di filtro in modo che lei o il suo team possiate riutilizzarla senza doverla ricostruire ogni volta. Le ricerche salvate possono essere condivise con tutti gli utenti della sua organizzazione.
Che cos'è la vista tabella? La vista tabella mostra i documenti in un layout simile a un foglio di calcolo in cui ogni colonna è un attributo del documento. Utile per esaminare e confrontare i metadati tra molti documenti contemporaneamente.