Che cos'è un tipo di documento?
Un tipo di documento è un modello che indica a KYDO quali informazioni richiedere quando un documento viene archiviato. Lo si pensi come un'etichetta di archiviazione con un insieme di campi — ogni documento di quel tipo conterrà le stesse informazioni.
Ad esempio, un tipo di documento chiamato Fattura potrebbe includere campi per il nome del fornitore, la data della fattura e il numero della fattura. Quando un utente riceve una fattura nella casella di posta, KYDO lo inviterà a compilare esattamente quei campi prima che il documento venga archiviato.
Creazione di un tipo di documento
- Dalla schermata principale, faccia clic sulla scheda Proprietà.
- Faccia clic sul pulsante +.
- Appare un modulo di configurazione — compili il nome e aggiunga i campi necessari.
Campi e formati
Ogni campo ha un formato che definisce il tipo di valore che accetta:
| Formato | Utilizzarlo per |
|---|---|
| Testo | Qualsiasi combinazione di lettere e numeri — nomi, riferimenti, descrizioni |
| Intero | Numeri interi senza decimali — quantità, conteggi |
| Virgola mobile | Numeri con decimali — importi, misure |
| Data | Una data di calendario — data fattura, data di scadenza |
| Data e ora | Una data con un'ora specifica — timestamp, appuntamenti |
| Ora | Un'ora del giorno — orari di apertura, scadenze |
| Booleano | Un valore sì / no — pagato, approvato, attivo |
| JSON | Dati strutturati per integrazioni con sistemi esterni |
Proprietà del campo
Ogni campo ha anche le seguenti proprietà opzionali:
- Obbligatorio — l'utente deve compilare questo campo prima che il documento possa essere archiviato.
- Univoco — nessun documento di questo tipo può condividere lo stesso valore per questo campo. Utile per numeri di fattura o codici di riferimento.
- Nascosto — il campo non è visibile agli utenti standard. Utile per dati interni o amministrativi.
- Riferimento — collega il campo a una lista predefinita. Invece di digitare un valore, l'utente seleziona da un menu a tendina ricercabile popolato con i dati della lista. Impostare su nessuno se non deve essere utilizzata alcuna lista.
→ Vedere Liste per sapere come creare e popolare una lista.
Tipi di documento del rivenditore e del distributore
Se il suo ambiente KYDO è gestito da un rivenditore o distributore, alcuni tipi di documento potrebbero essere già disponibili. Questi sono definiti a livello di rivenditore e condivisi tra tutti i loro clienti. Li può riconoscere dall'icona lucchetto — non possono essere modificati o eliminati dal suo tenant.
Domande frequenti
Che cos'è un tipo di documento in KYDO? Un tipo di documento definisce la struttura di una categoria di documenti — quali campi raccogliere, quale formato accettano e come si comporta il documento nell'archivio. Ogni documento archiviato in KYDO appartiene a un tipo di documento.
Quanti tipi di documento posso creare? Non c'è un limite fisso. Può creare tutti i tipi di documento che il suo flusso di lavoro richiede — uno per categoria di documento è l'approccio tipico.
Posso rendere obbligatorio un campo? Sì. Imposti la proprietà Obbligatorio su qualsiasi campo — gli utenti non potranno archiviare un documento senza compilarlo.
Che cos'è un campo riferimento? Un campo riferimento si collega a una lista, mostrando agli utenti un menu a tendina ricercabile di valori predefiniti invece di un inserimento di testo libero. Questo mantiene i dati coerenti tra i documenti.
Posso modificare un tipo di documento dopo che i documenti sono stati archiviati con esso? Può aggiungere o modificare campi in qualsiasi momento. I documenti esistenti non saranno influenzati retroattivamente — mantengono i valori che avevano quando sono stati archiviati.
Cosa significa l'icona lucchetto su un tipo di documento? Significa che il tipo di documento è stato definito dal suo rivenditore o distributore. Non può essere modificato o eliminato dal suo tenant.