Ausgaben verarbeiten

move_to_inbox Vom Posteingang ins Ausgaben-Archiv

Dokumente gelangen über verschiedene Wege in KYDO — per E-Mail, Scan, manuellem Upload und weiteren Methoden. Wenn Sie ein Dokument im Posteingang verarbeiten, wählen Sie den passenden Dokument-Typ aus.

Ist der Dokument-Typ mit dem Buchhaltungsmodul verknüpft, müssen Sie keine Attribute ausfüllen. Klicken Sie auf Speichern — das Dokument wird direkt ins Archiv übertragen.

receipt_long Das Ausgaben-Archiv

Wenn das Buchhaltungsmodul aktiv ist, sehen Sie neben dem globalen Archiv ein Ausgaben-Archiv. Das globale Archiv enthält alle Ihre Dokumente, einschliesslich der Ausgaben. Um Ausgaben weiterzuverarbeiten — Buchungen zuweisen, Visierer hinzufügen und Dokumente übermitteln — arbeiten Sie im Ausgaben-Archiv.

data_object Datenextraktion

Wenn Sie ein Dokument im Ausgaben-Archiv öffnen, liest KYDO dessen Daten automatisch aus.

• Mit aktiviertem AI-Dienst: KYDO extrahiert nahezu alle relevanten Felder — Beträge, Datum, Lieferanteninformationen und mehr.
• Ohne AI-Dienst: Nur QR-Code-Daten werden verarbeitet, sofern vorhanden.

→ Siehe AI-Dienst

fact_check Metadaten prüfen und validieren

Überprüfen Sie die extrahierten Daten und füllen Sie fehlende Felder aus. Klicken Sie anschliessend auf Speichern.

KYDO führt vor der Weiterverarbeitung eine Reihe von Validierungen durch. Wenn etwas fehlt oder fehlerhaft ist, zeigt Ihnen KYDO an, was korrigiert werden muss. Korrigieren Sie die markierten Felder und speichern Sie erneut.

assignment_turned_in Verbuchen und visieren

Sobald das Dokument die Validierung bestanden hat, klicken Sie auf das Buchhaltungssymbol (das Tempel-Symbol), um zur Buchhaltungsansicht zu wechseln.

Hier können Sie:

• Die Buchung zuweisen — wählen Sie die Konten und Buchungsdetails für dieses Dokument aus.
• Visierer auswählen — weisen Sie eine oder mehrere Personen zu, die das Dokument vor der Weiterverarbeitung genehmigen müssen. Wir empfehlen, dass Visierer die Dashboard-Benachrichtigung Ausstehend bei mir konfigurieren, damit sie jeden Morgen an ausstehende Genehmigungen erinnert werden. → Siehe Benachrichtigungen
• Selbst visieren — wenn keine weitere Genehmigung erforderlich ist, können Sie das Dokument direkt visieren.

task_alt Nach dem Visieren

Was als nächstes passiert, hängt von Ihrer Buchhaltungseinrichtung ab.

sync Verbundene Buchhaltungssoftware

Wenn Sie ein Buchhaltungssystem angebunden haben (z. B. Bexio), synchronisiert KYDO das Dokument und die Buchungsdaten automatisch. Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert, sobald die Zahlung in Ihrer Software verarbeitet wird.

calculate Manuelle Buchhaltung

Bei manueller Buchhaltung verbleibt das Dokument im visierten Zustand. Um Zahlungsinformationen an Ihre Bank zu übermitteln:

1. Wechseln Sie ins Ausgaben-Archiv.
2. Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie bezahlen möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf PAIN-Datei generieren.

Die PAIN-Datei enthält die Zahlungsdaten, die Ihre Bank zur Verarbeitung der Überweisung benötigt.

Hinweis: Nur Rechnungen werden in die PAIN-Datei aufgenommen. Ausgaben, die bereits bezahlt wurden, sind ausgeschlossen.

Der Zahlungsstatus kann manuell auf jedem Dokument oder automatisch über das Abgleichsmodul aktualisiert werden.

→ Siehe Abgleich

question_answer Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Visierer in KYDO? Ein Visierer ist eine Person, die einem Dokument zur Genehmigung zugewiesen wird, bevor es an die Buchhaltungssoftware oder Bank übermittelt wird. Ein Dokument muss von allen zugewiesenen Visierer visiert werden, bevor es weiterverarbeitet werden kann.

Wer kann ein Dokument visieren? Benutzer mit der Rolle admin, Standard & CV-Visierer oder Standard & CV-Editor können als Visierer einer Ausgabe zugewiesen werden.

Was ist eine PAIN-Datei? Eine PAIN-Datei ist eine standardisierte XML-Zahlungsdatei (ISO 20022-Format), die die Zahlungsanweisungen für Ihre Bank enthält. Bei manueller Buchhaltung generieren Sie eine PAIN-Datei aus ausgewählten Rechnungen, um Banküberweisungen einzuleiten.

Was passiert, nachdem eine Ausgabe visiert wurde? Bei Anbindung an ein Buchhaltungssystem synchronisiert KYDO das Dokument und die Buchungsdaten automatisch. Bei manueller Buchhaltung verbleibt das Dokument im visierten Zustand, bis Sie eine PAIN-Datei generieren oder es manuell als bezahlt markieren.

Kann KYDO QR-Rechnungen (QR-Rechnung) lesen? Ja. KYDO verarbeitet automatisch QR-Code-Daten aus Schweizer QR-Rechnungen und füllt die Dokumentfelder entsprechend vor.