Das Archiv durchsuchen

inventory_2 Die Archivliste

Das Archiv zeigt alle Ihre Dokumente in einer Liste, sortiert nach Eingangsdatum mit dem neuesten Eintrag oben. Der angezeigte Name für jedes Dokument hängt davon ab, wie der Dokument-Typ konfiguriert ist: Wenn eine dynamische Vorlage eingerichtet ist, wird der Name aus den Attributen des Dokuments generiert; andernfalls wird der ursprüngliche Dateiname angezeigt.

search Suchen

Die Suchleiste ist die schnellste Möglichkeit, ein Dokument zu finden. Geben Sie einen beliebigen Begriff ein — KYDO durchsucht alle Attributwerte des ausgewählten Dokument-Typs: Kontaktnamen, Datum, Referenznummern und alle anderen Felder, die beim Ablegen des Dokuments ausgefüllt wurden.

Wenn die Volltextindexierung für einen Dokument-Typ aktiviert ist, umfasst die Suche auch den Inhalt der Dokumente selbst — nicht nur die Attribute. Weitere Informationen zur Aktivierung der Volltextindexierung finden Sie unter Dokument-Typ-Konfiguration.

filter_list Erweiterter Filter

Die Schaltfläche für den erweiterten Filter befindet sich rechts neben der Suchleiste. Damit können Sie eine präzise Abfrage erstellen, indem Sie einen Dokument-Typ auswählen und bestimmte Werte für dessen Attribute eingeben.

Wenn Sie den erweiterten Filter öffnen, wählen Sie einen Dokument-Typ aus der Liste. KYDO zeigt alle für diesen Dokument-Typ definierten Attribute an — Sie können eine beliebige Kombination von Werten eingeben, um Ihre Suche einzugrenzen. Sie können auch nach folgenden Kriterien filtern:

• Erstellt am — das Datum, an dem das Dokument dem Archiv hinzugefügt wurde.
• Geändert am — das Datum, an dem das Dokument zuletzt bearbeitet wurde.

Für Buchhaltungs-Tenants sind zusätzliche Filter verfügbar:

• Zahlungsdatum
• Ausstehende Genehmigung
• Zahlungsstatus
• Verarbeitungsstatus

Klicken Sie nach dem Ausfüllen der Filter auf Anwenden unten rechts. KYDO führt die Abfrage durch und zeigt nur die Dokumente an, die allen angegebenen Kriterien entsprechen.

file_download Export

Mit einem definierten Filterset können Sie die übereinstimmenden Dokumente direkt aus dem erweiterten Filterbereich exportieren. Wählen Sie das Exportformat:

• CSV — exportiert nur die Dokumentmetadaten (die Attributwerte).
• ZIP — exportiert die Dokumentmetadaten und die eigentlichen Dateien.

Der Export kann je nach Anzahl der Dokumente einige Minuten dauern. KYDO benachrichtigt Sie, wenn er fertig ist, und fordert Sie auf, die Datei herunterzuladen.

bookmark Gespeicherte Suchen

Neben der Schaltfläche Anwenden unten im Bereich befindet sich eine Schaltfläche Speichern. Damit können Sie das aktuelle Filterset für die spätere Verwendung speichern. Gespeicherte Suchen können allen Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt werden, sodass ein komplexer Filter nur einmal konfiguriert werden muss.

Um eine gespeicherte Suche zu verwenden, öffnen Sie den erweiterten Filterbereich und wechseln Sie zur Registerkarte Gespeicherte Suche. Wählen Sie eine zuvor gespeicherte Suche aus der Liste aus und wenden Sie sie an.

Administratoren und der Benutzer, der die gespeicherte Suche erstellt hat, können sie löschen.

auto_fix_high Erweiterte Funktionen

Unterhalb der Suchleiste bietet eine Symbolleiste Zugang zu weiteren Aktionen.

table_view Tabellenansicht

Wählen Sie einen Dokument-Typ aus und klicken Sie auf das Tabellensymbol, um zur Tabellenansicht zu wechseln. Anstatt der Standard-Liste werden Dokumente in einer Tabelle angezeigt, in der jede Spalte einem Attribut entspricht — nützlich zum Scannen und Vergleichen von Metadaten über viele Dokumente hinweg.

checklist Massenaktionen

Sie können mehrere Dokumente auswählen und gleichzeitig bearbeiten:

• Löschen — alle ausgewählten Dokumente dauerhaft entfernen.
• Vorschau — eine Vorschau aller ausgewählten Dokumente im Browser öffnen.

sort Sortieren

Verwenden Sie die Sortiersteuerung, um die Reihenfolge der Dokumentliste zu ändern. Sie können nach Erstellungsdatum oder letztem Änderungsdatum sortieren, in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

question_answer Häufig gestellte Fragen

Wie suche ich nach einem Dokument in KYDO? Geben Sie einen Begriff in die Suchleiste oben im Archiv ein. KYDO durchsucht alle Attributwerte des ausgewählten Dokument-Typs. Wenn die Volltextindexierung aktiviert ist, wird auch der Dokumentinhalt durchsucht.

Kann ich auch innerhalb von Dokumentinhalten suchen, nicht nur in Attributen? Ja, wenn die Volltextindexierung für den Dokument-Typ aktiviert ist. → Siehe Dokument-Typ-Konfiguration

Kann ich Dokumente aus dem Archiv exportieren? Ja. Verwenden Sie den erweiterten Filter, um Ihre Auswahl zu definieren, und exportieren Sie dann als CSV (nur Metadaten) oder ZIP (Metadaten und Dateien).

Was ist eine gespeicherte Suche? Eine gespeicherte Suche speichert eine Filterkonfiguration, damit Sie oder Ihr Team sie ohne erneute Konfiguration wiederverwenden können. Gespeicherte Suchen können mit allen Benutzern in Ihrer Organisation geteilt werden.

Was ist die Tabellenansicht? Die Tabellenansicht zeigt Dokumente in einem tabellenähnlichen Layout an, bei dem jede Spalte ein Dokumentattribut ist. Nützlich zum Scannen und Vergleichen von Metadaten über viele Dokumente auf einmal.