Vue d'ensemble
Le flux de validation ajoute une étape de vérification contrôlée à tout type de document. Lorsqu'un document entre dans le flux, il est marqué comme en attente de validation. Les approbateurs désignés peuvent ensuite l'approuver ou le rejeter — avec un commentaire facultatif. Une fois le nombre minimum d'approbations atteint, le flux est résolu.
Il existe trois variantes :
- Demande directe (sans préconfiguration) — tout utilisateur peut déclencher une demande de validation directement sur un document, en choisissant les approbateurs et le minimum sur le moment. Aucune configuration du type de document n'est requise.
- Flux optionnel — le flux est préconfiguré sur le type de document, mais l'utilisateur peut modifier les approbateurs ou le minimum avant de soumettre.
- Flux obligatoire — le flux est fixé sur le type de document et ne peut pas être contourné. Chaque document de ce type doit passer par la validation avant d'être traité. Seuls les administrateurs peuvent configurer un flux obligatoire. Une interface dédiée à la gestion des flux obligatoires est en cours de développement et sera publiée dans une future mise à jour.
Configurer le flux de validation sur un type de document
Ouvrez l'écran de configuration du type de document (cliquez sur l'icône de paramètres à côté du type de document dans la liste des propriétés), puis faites défiler jusqu'à la section Flux de validation. Consultez Configuration du type de document pour une référence complète de toutes les options de configuration.
Ajouter des approbateurs
Utilisez le sélecteur d'approbateurs pour ajouter un ou plusieurs utilisateurs au flux de validation. Seuls les utilisateurs avec le rôle Approbateur apparaissent dans le sélecteur.
Approbations minimales
Définissez la valeur Approbations min. pour indiquer combien d'approbations sont requises avant que le flux soit considéré comme résolu. Par exemple, si vous ajoutez trois approbateurs et définissez le minimum à deux, le document est approuvé dès que deux des trois l'ont approuvé.
Autoriser la modification manuelle
Le bouton Autoriser la modification manuelle contrôle si le flux configuré est fixe ou modifiable :
- Activé — les utilisateurs peuvent modifier les approbateurs ou la valeur minimale lorsqu'ils déclenchent le flux sur un document spécifique.
- Désactivé — le flux est obligatoire. Les approbateurs configurés et la valeur minimale sont imposés et ne peuvent pas être modifiés par document. Ce paramètre est recommandé lorsque la validation est une exigence de conformité.
Demander la validation d'un document
Lorsqu'un type de document dispose d'un flux de validation configuré, un panneau de validation apparaît sur la carte du document dans les archives.
Cliquez sur Demander la validation pour démarrer le flux. Si le flux autorise la modification manuelle, vous pouvez ajuster les approbateurs et le minimum avant de soumettre. Une fois soumis, le statut du document passe à en attente de validation.
Si une nouvelle pièce jointe est ajoutée à un document après le rejet de son flux, le flux se rouvre automatiquement et revient au statut en attente.
Approuver ou rejeter un document
Les approbateurs voient le panneau de validation directement sur la carte du document dans les archives. Cliquez sur Voir le flux de validation pour ouvrir la boîte de dialogue de validation.
La boîte de dialogue affiche :
- La liste des approbateurs et le statut actuel de chaque personne : En attente, Approuvé ou Rejeté
- Un indicateur de progression montrant combien d'approbations ont été reçues par rapport au minimum requis
- Un champ de commentaire facultatif
Cliquez sur Approuver ou Rejeter pour soumettre votre décision. Votre action est enregistrée immédiatement et le statut du document est mis à jour pour tous les utilisateurs.
Une fois que vous avez agi sur un document, il n'est plus en attente pour vous et le bouton de validation disparaît de la carte. Vous pouvez toujours consulter la boîte de dialogue de validation à tout moment en ouvrant le menu ⋮ sur la carte du document et en sélectionnant Voir le flux de validation.
Filtre rapide : En attente de validation (moi)
Chaque archive avec un flux de validation activé affiche un bouton de filtre rapide — En attente de validation (moi) — dans la barre de filtres. Cliquez dessus pour voir instantanément uniquement les documents qui attendent votre approbation. C'est le moyen le plus rapide de traiter votre file d'attente de validation sans utiliser le filtre avancé.
Questions fréquentes
Qui peut être ajouté comme approbateur ? Seuls les utilisateurs avec le rôle Approbateur apparaissent dans le sélecteur d'approbateurs. Attribuez ce rôle dans la gestion des utilisateurs avant de configurer le flux de validation.
Quelle est la différence entre la validation optionnelle et obligatoire ? Un flux optionnel est préconfiguré mais peut être ajusté ou ignoré par document. Un flux obligatoire est fixé au niveau du type de document — chaque document de ce type doit être approuvé par les approbateurs configurés avant de pouvoir être traité.
Que se passe-t-il si un document est rejeté ? Le statut du document passe à rejeté et le commentaire de rejet est visible par tous les utilisateurs ayant accès au type de document. Si un nouveau fichier est joint, le flux se rouvre automatiquement.
Le même utilisateur peut-il à la fois demander et approuver ? Un approbateur ne peut approuver sa propre demande que s'il figure dans la liste des approbateurs. Il est recommandé de séparer la personne qui soumet les documents des approbateurs.
Puis-je modifier les approbateurs une fois le flux démarré ? Non. Une fois qu'un flux de validation est en cours, la liste des approbateurs et le minimum sont verrouillés. Vous devez rejeter et redéclencher le flux pour les modifier.
Qu'est-ce que le flux de visa comptable ? Est-ce la même chose ? Non. Le flux de visa comptable (utilisé par le rôle Standard & Validation CV) est spécifique au module de comptabilité — c'est l'étape de visa avant la comptabilisation d'une dépense ou d'un revenu. Le flux de validation de documents décrit dans cet article est un mécanisme de vérification à usage général qui fonctionne indépendamment de la comptabilité.