Übersicht
Der Freigabeflow fügt einem Dokument-Typ einen kontrollierten Prüfschritt hinzu. Sobald ein Dokument in den Flow eintritt, wird es als Freigabe ausstehend markiert. Die zugewiesenen Genehmigenden können es dann genehmigen oder ablehnen — mit einem optionalen Kommentar. Sobald die erforderliche Mindestanzahl an Genehmigungen erreicht ist, wird der Flow abgeschlossen.
Es gibt drei Varianten:
- Direkte Anfrage (ohne Vorkonfiguration) — jeder Benutzer kann direkt auf einem Dokument eine Freigabeanfrage auslösen und dabei Genehmigende sowie das Minimum spontan festlegen. Es ist keine Dokument-Typ-Konfiguration erforderlich.
- Optionaler Flow — der Flow ist im Dokument-Typ vorkonfiguriert, kann aber beim Absenden angepasst werden (Genehmigende oder Minimum).
- Obligatorischer Flow — der Flow ist im Dokument-Typ festgelegt und kann nicht umgangen werden. Jedes Dokument dieses Typs muss die Freigabe durchlaufen, bevor es verarbeitet wird. Nur Administratoren können einen obligatorischen Flow konfigurieren. Eine dedizierte Benutzeroberfläche für obligatorische Flows ist in Entwicklung und wird in einem zukünftigen Update veröffentlicht.
Freigabeflow für einen Dokument-Typ konfigurieren
Öffne den Konfigurationsbildschirm des Dokument-Typs (klicke auf das Einstellungssymbol neben dem Dokument-Typ in der Eigenschaften-Liste) und scrolle dann zum Abschnitt Freigabeflow. Eine vollständige Referenz aller Konfigurationsoptionen findest du unter Dokument-Typ-Konfiguration.
Genehmigende hinzufügen
Verwende die Auswahlliste, um einen oder mehrere Benutzer zum Freigabeflow hinzuzufügen. In der Auswahl erscheinen nur Benutzer mit der Rolle Genehmigender.
Mindestanzahl Genehmigungen
Lege den Wert Min. Genehmigungen fest, um zu definieren, wie viele Genehmigungen erforderlich sind, bevor der Flow als abgeschlossen gilt. Wenn du beispielsweise drei Genehmigende hinzufügst und das Minimum auf zwei setzt, gilt das Dokument als genehmigt, sobald zwei der drei es genehmigt haben.
Manuelle Anpassung erlauben
Der Schalter Manuelle Anpassung erlauben steuert, ob der konfigurierte Flow fest oder anpassbar ist:
- Ein — Benutzer können die Genehmigenden oder das Minimum anpassen, wenn sie den Flow für ein bestimmtes Dokument auslösen.
- Aus — der Flow ist obligatorisch. Die konfigurierten Genehmigenden und das Minimum sind verbindlich und können nicht pro Dokument geändert werden. Diese Einstellung wird empfohlen, wenn die Freigabe eine Compliance-Anforderung ist.
Freigabe für ein Dokument anfordern
Wenn für einen Dokument-Typ ein Freigabeflow konfiguriert ist, erscheint auf der Dokumentkarte im Archiv ein Freigabe-Panel.
Klicke auf Freigabe anfordern, um den Flow zu starten. Wenn der Flow manuelle Anpassung erlaubt, kannst du die Genehmigenden und das Minimum vor dem Absenden anpassen. Nach dem Absenden ändert sich der Dokumentstatus auf Freigabe ausstehend.
Wenn nach einer Ablehnung ein neuer Anhang zum Dokument hinzugefügt wird, öffnet sich der Flow automatisch wieder und kehrt zum Status «Ausstehend» zurück.
Ein Dokument genehmigen oder ablehnen
Genehmigende sehen das Freigabe-Panel direkt auf der Dokumentkarte im Archiv. Klicke auf Freigabeflow anzeigen, um den Freigabedialog zu öffnen.
Der Dialog zeigt:
- Die Liste der Genehmigenden und den aktuellen Status jeder Person: Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt
- Eine Fortschrittsanzeige mit der Anzahl der eingegangenen Genehmigungen im Verhältnis zum erforderlichen Minimum
- Ein optionales Kommentarfeld
Klicke auf Genehmigen oder Ablehnen, um deine Entscheidung abzusenden. Deine Aktion wird sofort gespeichert und der Dokumentstatus für alle Benutzer aktualisiert.
Sobald du für ein Dokument gehandelt hast, ist es nicht mehr für dich ausstehend und die Freigabeschaltfläche verschwindet von der Karte. Du kannst den Freigabedialog jederzeit aufrufen, indem du das ⋮-Menü auf der Dokumentkarte öffnest und Freigabeflow anzeigen auswählst.
Schnellfilter: Freigabe ausstehend (ich)
Jedes Archiv mit aktiviertem Freigabeflow zeigt in der Filterleiste einen Schnellfilterschalter — Freigabe ausstehend (ich). Mit einem Klick siehst du sofort nur die Dokumente, die auf deine Genehmigung warten. Das ist der schnellste Weg, deine Freigabeliste abzuarbeiten, ohne den erweiterten Filter zu verwenden.
Häufig gestellte Fragen
Wer kann als Genehmigender hinzugefügt werden? In der Auswahlliste erscheinen nur Benutzer mit der Rolle Genehmigender. Weise diese Rolle in der Benutzerverwaltung zu, bevor du den Freigabeflow konfigurierst.
Was ist der Unterschied zwischen optionaler und obligatorischer Freigabe? Ein optionaler Flow ist vorkonfiguriert, kann aber pro Dokument angepasst oder übersprungen werden. Ein obligatorischer Flow ist auf Dokument-Typ-Ebene festgelegt — jedes Dokument dieses Typs muss von den konfigurierten Genehmigenden freigegeben werden, bevor es verarbeitet werden kann.
Was passiert, wenn ein Dokument abgelehnt wird? Der Dokumentstatus wechselt zu «Abgelehnt» und der Ablehnungskommentar ist für alle Benutzer mit Zugang zum Dokument-Typ sichtbar. Wenn ein neuer Anhang hinzugefügt wird, öffnet sich der Flow automatisch wieder.
Kann derselbe Benutzer sowohl anfordern als auch genehmigen? Ein Genehmigender kann seine eigene Anfrage nur genehmigen, wenn er in der Genehmigendenliste steht. Es empfiehlt sich, die Person, die Dokumente einreicht, von den Genehmigenden zu trennen.
Kann ich die Genehmigenden ändern, nachdem der Flow gestartet wurde? Nein. Sobald ein Freigabeflow läuft, sind die Genehmigendenliste und das Minimum gesperrt. Du musst den Flow ablehnen und neu auslösen, um Änderungen vorzunehmen.
Was ist der Buchhaltungs-Visierungsflow? Ist das dasselbe? Nein. Der Buchhaltungs-Visierungsflow (verwendet von der Rolle Standard & CV-Visierer) ist spezifisch für das Buchhaltungsmodul — es ist der Visierungsschritt vor der Verbuchung eines Ausgaben- oder Einkommensdokuments. Der in diesem Artikel beschriebene Dokumentfreigabeflow ist ein allgemeiner Prüfmechanismus, der unabhängig von der Buchhaltung funktioniert.