Dokument-Typ-Konfiguration

desktop_windows Graphische Oberfläche

Der Abschnitt «Graphische Oberfläche» steuert die visuelle Darstellung und Verfügbarkeit des Dokument-Typs in KYDO.

label Dynamische Vorlage

Die dynamische Vorlage ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie der Name eines Dokuments im Archiv angezeigt wird. Erstellen Sie die Vorlage, indem Sie auf die Attribut-Chips klicken — jeder Chip fügt den Wert dieses Feldes in den Namen ein. Wenn Sie zum Beispiel einen Kontaktnamen und ein Rechnungsdatum kombinieren, entsteht für jedes Dokument in der Archivliste eine eindeutige, lesbare Bezeichnung.

drive_file_rename_outline Dateinamen aus Vorlage generieren

Wenn diese Option aktiviert ist, ersetzt KYDO den ursprünglichen Dateinamen durch den generierten Vorlagennamen, wenn ein Dokument dieses Typs heruntergeladen wird.

palette Symbol und Farbe

Wählen Sie ein Symbol und eine Farbe für den Dokument-Typ. Das Symbol erscheint auf jedem Dokument dieses Typs im Archiv und erleichtert die schnelle Identifizierung.

visibility Sichtbarkeit

Legen Sie fest, auf welchen Kanälen dieser Dokument-Typ verfügbar ist:

• Mobile App — sichtbar und verwendbar in der KYDO Mobile App.
• Posteingang — verfügbar beim Ablegen von Dokumenten über den Web-Posteingang.
• Print to KYDO — verfügbar beim Drucken über den virtuellen Drucker Print to KYDO.

translate Übersetzungen

Der Abschnitt «Übersetzungen» ermöglicht es Ihnen, einen lesbaren Namen für den Dokument-Typ und alle seine Attribute in einer der unterstützten Sprachen anzugeben. Wählen Sie eine Sprache über die Flaggen-Tabs aus und füllen Sie dann die übersetzten Namen aus.

Übersetzte Namen werden den Benutzern in der gesamten Anwendung angezeigt — in der Archivliste, im Posteingang und überall dort, wo der Dokument-Typ oder seine Attribute erscheinen. Nach dem Speichern Ihrer Änderungen laden Sie die Anwendung neu (F5), damit die Übersetzungen überall wirksam werden.

Hinweis: Übersetzungen betreffen nur die Anzeige von Namen in der Benutzeroberfläche. Die in der Dokument-Typ-Definition festgelegten ursprünglichen Attributnamen werden weiterhin von der API verwendet.

tune Standardwerte

Der Abschnitt «Standardwerte» listet alle im Dokument-Typ definierten Attribute auf. Für jedes Attribut können Sie einen Standardwert festlegen — wenn ein Benutzer ein neues Dokument dieses Typs hinzufügt, füllt KYDO diesen Wert automatisch vor. Der Benutzer kann ihn vor dem Speichern noch ändern.

lock Beschränkung des Benutzerzugriffs

Die Beschränkung des Benutzerzugriffs ermöglicht es Ihnen, festzulegen, welche Benutzer auf einen Dokument-Typ zugreifen können. Die Funktion ist standardmässig deaktiviert — aktivieren Sie sie mit dem Schalter, um Einschränkungen zu aktivieren.

Nach der Aktivierung sehen Sie zwei Spalten: Nicht autorisierte Benutzer und Autorisierte Benutzer. Verschieben Sie Benutzer zwischen den Spalten, um den Zugriff zu gewähren oder zu sperren. Für jeden autorisierten Benutzer können Sie die Zugriffsebene wählen:

• Lesen — der Benutzer kann Dokumente dieses Typs einsehen, aber nicht bearbeiten.
• Lesen & Schreiben — der Benutzer kann Dokumente dieses Typs einsehen und bearbeiten.

manage_search Volltextindexierung

Die Volltextindexierung ist eine Alpha-Funktion, mit der KYDO den Textinhalt aller Dokumente eines Dokument-Typs analysieren und indizieren kann. Nach der Indizierung können Benutzer nach jedem im Dokumentinhalt enthaltenen Wort suchen — nicht nur nach den Attributwerten.

Aktivieren Sie die Funktion mit dem Schalter und klicken Sie dann auf Indexierung starten, um bestehende Dokumente zu indizieren. Die Speichergrösse des indizierten Textes wird angezeigt, damit Sie die Nutzung überwachen können.

Einige wichtige Hinweise:

• Die Aktivierung dieser Funktion erhöht den Speicherbedarf, da der indizierte Text auf dem Server gespeichert wird.
• Indizierte Wörter können nicht verschlüsselt werden, da sie für die Suche lesbar sein müssen.
• Wenn Sie die Funktion deaktivieren, wird der gesamte indizierte Text dauerhaft gelöscht.
• OCR-Unterstützung (für gescannte Dokumente und Bilder) ist noch nicht verfügbar, ist aber für eine zukünftige Version geplant.

question_answer Häufig gestellte Fragen

Kann ich einen Dokument-Typ auf bestimmte Benutzer beschränken? Ja. Aktivieren Sie die Beschränkung des Benutzerzugriffs für den Dokument-Typ und verschieben Sie Benutzer zwischen den Spalten «Nicht autorisiert» und «Autorisiert». Sie können pro Benutzer Lese- oder Lese-/Schreibzugriff gewähren.

Wie mache ich einen Dokument-Typ auf Mobilgeräten verfügbar? Aktivieren Sie im Abschnitt «Graphische Oberfläche» den Schalter Mobile App unter «Sichtbarkeit».

Was ist eine dynamische Vorlage? Eine dynamische Vorlage ermöglicht es Ihnen, ein Benennungsmuster für Dokumente anhand ihrer Attributwerte zu erstellen. Durch die Kombination eines Lieferantennamens und eines Rechnungsdatums entsteht beispielsweise für jedes Dokument im Archiv eine eindeutige, lesbare Bezeichnung.

Kann ich Standardwerte für Dokumentattribute festlegen? Ja. Legen Sie im Abschnitt «Standardwerte» einen vorausgefüllten Wert für ein beliebiges Attribut fest. Benutzer können ihn beim Hinzufügen eines Dokuments noch ändern.

Was ist die Volltextindexierung? Die Volltextindexierung ermöglicht es KYDO, den Textinhalt von Dokumenten zu indizieren, damit Benutzer nach jedem im Dokument enthaltenen Wort suchen können — nicht nur nach den Attributwerten. Es handelt sich um eine Alpha-Funktion, die den Speicherbedarf erhöht.