Was ist ein Dokument-Typ?
Ein Dokument-Typ ist eine Vorlage, die KYDO mitteilt, welche Informationen beim Ablegen eines Dokuments abgefragt werden sollen. Betrachten Sie ihn als ein Ablagelabel mit einer Reihe von Feldern — jedes Dokument dieses Typs trägt dieselben Informationen.
Zum Beispiel könnte ein Dokument-Typ namens Rechnung Felder für den Lieferantennamen, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer enthalten. Wenn ein Benutzer eine Rechnung im Posteingang erhält, fordert KYDO ihn auf, genau diese Felder auszufüllen, bevor das Dokument archiviert wird.
Einen Dokument-Typ erstellen
- Klicken Sie auf der Startseite auf die Karte Eigenschaften.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche +.
- Ein Konfigurationsformular erscheint — füllen Sie den Namen aus und fügen Sie die benötigten Felder hinzu.
Felder und Formate
Jedes Feld hat ein Format, das den Typ des akzeptierten Wertes definiert:
| Format | Verwendung |
|---|---|
| Text | Beliebige Kombination aus Buchstaben und Zahlen — Namen, Referenzen, Beschreibungen |
| Ganzzahl | Ganze Zahlen ohne Dezimalstellen — Mengen, Zählungen |
| Gleitkommazahl | Zahlen mit Dezimalstellen — Beträge, Masse |
| Datum | Ein Kalenderdatum — Rechnungsdatum, Ablaufdatum |
| Datum & Uhrzeit | Ein Datum mit einer bestimmten Uhrzeit — Zeitstempel, Termine |
| Uhrzeit | Eine Tageszeit — Öffnungszeiten, Fristen |
| Boolean | Ein Ja-/Nein-Wert — bezahlt, genehmigt, aktiv |
| JSON | Strukturierte Daten für Integrationen mit externen Systemen |
Feldeigenschaften
Jedes Feld verfügt ausserdem über folgende optionale Eigenschaften:
- Erforderlich — der Benutzer muss dieses Feld ausfüllen, bevor das Dokument abgelegt werden kann.
- Eindeutig — zwei Dokumente dieses Typs können nicht denselben Wert für dieses Feld haben. Nützlich für Rechnungsnummern oder Referenzcodes.
- Versteckt — das Feld ist für Standardbenutzer nicht sichtbar. Nützlich für interne oder administrative Daten.
- Verweis — verknüpft das Feld mit einer vordefinierten Liste. Anstatt einen Wert einzutippen, wählt der Benutzer aus einem durchsuchbaren Dropdown-Menü aus, das mit den Listendaten befüllt ist. Setzen Sie auf «Kein», wenn keine Liste verwendet werden soll.
→ Informationen zur Erstellung und Befüllung einer Liste finden Sie unter Listen.
Dokument-Typen von Resellern und Distributoren
Wenn Ihre KYDO-Umgebung von einem Reseller oder Distributor verwaltet wird, stehen Ihnen möglicherweise bereits einige Dokument-Typen zur Verfügung. Diese sind auf Reseller-Ebene definiert und werden an alle ihre Kunden weitergegeben. Sie erkennen sie am Schloss-Symbol — sie können innerhalb Ihres Tenants nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Dokument-Typ in KYDO? Ein Dokument-Typ definiert die Struktur einer Dokumentkategorie — welche Felder erfasst werden, welches Format sie akzeptieren und wie sich das Dokument im Archiv verhält. Jedes in KYDO abgelegte Dokument gehört zu einem Dokument-Typ.
Wie viele Dokument-Typen kann ich erstellen? Es gibt keine feste Begrenzung. Sie können so viele Dokument-Typen erstellen, wie Ihr Workflow erfordert — üblicherweise einen pro Dokumentkategorie.
Kann ich ein Feld als Pflichtfeld festlegen? Ja. Setzen Sie die Eigenschaft Erforderlich für ein beliebiges Feld — Benutzer können ein Dokument nicht ablegen, ohne es auszufüllen.
Was ist ein Verweisfeld? Ein Verweisfeld ist mit einer Liste verknüpft und zeigt Benutzern ein durchsuchbares Dropdown-Menü mit vordefinierten Werten anstelle einer Freitexteingabe. So bleiben die Daten in allen Dokumenten konsistent.
Kann ich einen Dokument-Typ ändern, nachdem bereits Dokumente damit abgelegt wurden? Sie können Felder jederzeit hinzufügen oder ändern. Bestehende Dokumente werden nicht rückwirkend beeinflusst — sie behalten die Werte, die sie zum Zeitpunkt der Ablage hatten.
Was bedeutet das Schloss-Symbol bei einem Dokument-Typ? Es bedeutet, dass der Dokument-Typ von Ihrem Reseller oder Distributor definiert wurde. Er kann innerhalb Ihres Tenants nicht bearbeitet oder gelöscht werden.