Qu'est-ce qu'un type de document ?
Un type de document est un modèle qui indique à KYDO quelles informations demander lors de l'archivage d'un document. Considérez-le comme une étiquette de classement avec un ensemble de champs — chaque document de ce type portera les mêmes informations.
Par exemple, un type de document appelé Facture pourrait inclure des champs pour le nom du fournisseur, la date de facture et le numéro de facture. Lorsqu'un utilisateur reçoit une facture dans la boîte de réception, KYDO lui demande de renseigner exactement ces champs avant que le document soit archivé.
Créer un type de document
- Depuis l'écran d'accueil, cliquez sur la carte Propriétés.
- Cliquez sur le bouton +.
- Un formulaire de configuration apparaît — renseignez le nom et ajoutez les champs dont vous avez besoin.
Champs et formats
Chaque champ a un format qui définit le type de valeur qu'il accepte :
| Format | Utilisation |
|---|---|
| Texte | Toute combinaison de lettres et de chiffres — noms, références, descriptions |
| Entier | Nombres entiers sans décimales — quantités, comptages |
| Virgule flottante | Nombres avec décimales — montants, mesures |
| Date | Une date calendrier — date de facture, date d'expiration |
| Date et heure | Une date avec une heure précise — horodatages, rendez-vous |
| Heure | Une heure de la journée — horaires d'ouverture, délais |
| Booléen | Une valeur oui / non — payé, approuvé, actif |
| JSON | Données structurées pour les intégrations avec des systèmes externes |
Propriétés des champs
Chaque champ dispose également des propriétés optionnelles suivantes :
- Obligatoire — l'utilisateur doit renseigner ce champ avant que le document puisse être archivé.
- Unique — deux documents de ce type ne peuvent pas partager la même valeur pour ce champ. Utile pour les numéros de facture ou les codes de référence.
- Masqué — le champ n'est pas visible par les utilisateurs standard. Utile pour les données internes ou administratives.
- Référence — lie le champ à une liste prédéfinie. Au lieu de saisir une valeur, l'utilisateur sélectionne dans un menu déroulant avec recherche rempli avec les données de la liste. Définir sur aucune si aucune liste ne doit être utilisée.
→ Voir Listes pour apprendre à créer et remplir une liste.
Types de documents des revendeurs et distributeurs
Si votre environnement KYDO est géré par un revendeur ou un distributeur, certains types de documents peuvent déjà être disponibles pour vous. Ils sont définis au niveau du revendeur et partagés avec tous leurs clients. Vous pouvez les reconnaître à l'icône de cadenas — ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés depuis votre organisation.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un type de document dans KYDO ? Un type de document définit la structure d'une catégorie de documents — quels champs collecter, quel format ils acceptent, et comment le document se comporte dans les archives. Chaque document archivé dans KYDO appartient à un type de document.
Combien de types de documents puis-je créer ? Il n'y a pas de limite fixe. Vous pouvez créer autant de types de documents que votre flux de travail le nécessite — un par catégorie de documents est l'approche habituelle.
Puis-je rendre un champ obligatoire ? Oui. Définissez la propriété Obligatoire sur n'importe quel champ — les utilisateurs ne pourront pas archiver un document sans le renseigner.
Qu'est-ce qu'un champ de référence ? Un champ de référence est lié à une liste, affichant aux utilisateurs un menu déroulant avec recherche de valeurs prédéfinies au lieu d'une saisie libre. Cela garantit la cohérence des données dans les documents.
Puis-je modifier un type de document après que des documents ont été archivés avec ? Vous pouvez ajouter ou modifier des champs à tout moment. Les documents existants ne seront pas affectés rétroactivement — ils conservent les valeurs qu'ils avaient lors de leur archivage.
Que signifie l'icône de cadenas sur un type de document ? Cela signifie que le type de document a été défini par votre revendeur ou distributeur. Il ne peut pas être modifié ou supprimé depuis votre organisation.