Qu'est-ce qu'une liste ?
Une liste est un ensemble de valeurs que vous définissez une fois et réutilisez dans vos types de documents. Au lieu de saisir une valeur manuellement à chaque fois, l'utilisateur choisit dans un menu déroulant — et peut y faire une recherche.
Par exemple, une liste appelée Fournisseurs pourrait contenir des entrées comme "Acme AG", "La Poste" et "Swisscom". Tout champ de type de document qui fait référence à cette liste affichera un menu déroulant avec recherche contenant ces options.
Créer une liste
- Depuis l'écran d'accueil, cliquez sur la carte Propriétés.
- Passez à l'onglet Listes.
- Cliquez sur le bouton + pour créer une nouvelle liste et définir sa structure.
- Une fois la structure enregistrée, ajoutez vos données ci-dessous — chaque ligne est une entrée que les utilisateurs pourront sélectionner.
Utiliser une liste dans un type de document
Lors de la configuration d'un champ de type de document, vous pouvez définir une référence à une liste. Le champ apparaîtra alors comme un menu déroulant avec recherche rempli avec les données de la liste.
→ Voir Types de documents pour plus de détails sur la façon de référencer une liste depuis un champ.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une liste dans KYDO ? Une liste est un ensemble de valeurs prédéfinies que les utilisateurs sélectionnent dans un menu déroulant lors de l'archivage de documents. Elle remplace la saisie libre par un ensemble contrôlé d'options, garantissant la cohérence des données dans les documents.
Quelle est la différence entre une liste et un champ de type de document ? Un champ définit l'information à collecter. Une liste définit les valeurs autorisées pour ce champ. Un champ fait référence à une liste pour transformer une saisie libre en menu déroulant avec recherche.
Une liste peut-elle être utilisée dans plusieurs types de documents ? Oui. Une liste peut être référencée par autant de champs de types de documents que nécessaire — dans différents types de documents.
Puis-je ajouter ou supprimer des entrées d'une liste après sa création ? Oui. Vous pouvez modifier les entrées de la liste à tout moment. Cependant, les documents existants conservent les valeurs qu'ils avaient lors de leur archivage — les modifications de la liste ne mettent pas à jour les données déjà enregistrées sur les documents.